Die Zwei-Mal-Regel: Ihr einfachster Hebel zur Prozessdigitalisierung im Mittelstand

Im deutschen Mittelstand ist der Arbeitsalltag oft von einer hohen Taktzahl und operativer Exzellenz geprägt. Doch unter der Oberfläche schlummern unzählige kleine, wiederkehrende Aufgaben, die in der Summe erhebliche Ressourcen binden. Manuelle Datenübertragungen, telefonische Abstimmungen und handschriftliche Notizen sind keine Seltenheit. Diese historisch gewachsenen Abläufe funktionieren – irgendwie. Doch sie verhindern Skalierung, erzeugen Reibungsverluste und frustrieren Mitarbeiter. Die Herausforderung für viele Geschäftsführer und Führungskräfte besteht darin, im dichten Nebel des Tagesgeschäfts die richtigen Ansatzpunkte für die digitale Transformation zu finden. Oft wird Digitalisierung mit großen, komplexen IT-Projekten gleichgesetzt. Dabei liegt der größte Hebel häufig in der systematischen Optimierung des Alltäglichen.

Ein einfacher, aber extrem wirkungsvoller Grundsatz kann hier als Kompass dienen: die Zwei-Mal-Regel. Sie ist der Startpunkt für eine pragmatische Prozessdigitalisierung, die schnell sichtbare Ergebnisse liefert.

Die Zwei-Mal-Regel: Ein Prinzip als Katalysator

Die Regel ist bestechend einfach: Alles, was Sie oder Ihre Mitarbeiter mindestens zweimal auf die exakt gleiche Weise tun und absehbar wieder tun werden, sollte systematisiert werden. Das bedeutet nicht zwangsläufig eine vollumfängliche technische Automatisierung. Der erste und entscheidende Schritt ist die Schaffung eines standardisierten Prozesses, der nicht bei jeder Ausführung neu erfunden werden muss. Denken Sie an ein triviales Alltagsbeispiel: die leere Kaffeepackung in der Büroküche. Was passiert dann? Gibt es einen klaren Prozess, oder beginnt eine unkoordinierte Suche und Kommunikation, die jedes Mal aufs Neue Zeit und Nerven kostet? Weiß jeder Mitarbeiter, was zu tun ist, um Nachschub zu bestellen? Ein definierter Ablauf – sei es ein QR-Code am Regal, der ein Bestellformular auslöst, oder eine Notiz an einer zentralen Stelle – ist bereits die erste Stufe der Automatisierung: die Automatisierung des Denkens.

Dieses Prinzip lässt sich auf jeden Unternehmensbereich übertragen. Es zwingt uns, die „Scheuklappen“ des Alltags abzulegen und jene Abläufe zu identifizieren, die uns unbewusst ausbremsen. Genau hier beginnt die wirksame Prozessdigitalisierung im KMU.

Anwendungsfelder in der Praxis: Von internen Abläufen zur Kundenschnittstelle

Die Potenziale für die Zwei-Mal-Regel sind vielfältig. Betrachten wir zwei typische Beispiele aus dem mittelständischen Umfeld, die den Weg von der reinen Standardisierung hin zur echten digitalen Transformation illustrieren.

Fall 1: Interne Prozesse – Die tägliche Umsatzabfrage

Ein klassisches Szenario in Unternehmen mit mehreren Filialen oder Standorten: Die Zentrale fragt täglich oder wöchentlich Kennzahlen wie den Umsatz ab. Oft geschieht dies per Telefonanruf oder E-Mail. Eine Person in der Zentrale investiert Zeit, um die Informationen zu sammeln, während in den Filialen Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen müssen, um die Daten zu liefern. Der Prozess ist fehleranfällig, nicht in Echtzeit und bindet auf beiden Seiten unnötig Kapazitäten.

Die Anwendung der Zwei-Mal-Regel führt hier schnell zu einer Lösung: Anstatt eines manuellen Abfrageprozesses könnten die Filialen ihre Zahlen selbstständig in ein zentrales, einfaches digitales Formular oder eine geteilte Liste eintragen. Dies wäre der erste Schritt zur Standardisierung. Der nächste Schritt in der Prozessdigitalisierung wäre die direkte Anbindung der Kassensysteme an ein zentrales Dashboard. Der manuelle Prozess entfällt komplett, die Daten sind in Echtzeit verfügbar und die Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Der Aufwand für die Umsetzung ist oft geringer als angenommen, der Hebel jedoch enorm.

Fall 2: Externe Prozesse – Der manuelle Bestellprozess

Ein noch größeres Potenzial liegt oft an der Schnittstelle zum Kunden. In vielen B2B-Unternehmen laufen Bestellungen auch heute noch telefonisch oder per formlosem Zettel ein. Ein Vertriebsinnendienstmitarbeiter nimmt die Bestellung entgegen, notiert sie handschriftlich und überträgt die Daten später – gesammelt am Nachmittag – in das ERP-System. Diese Vorgehensweise hat gravierende Nachteile:

• Doppelter Aufwand: Die Information wird zweimal manuell verarbeitet – einmal bei der Annahme, einmal bei der Eingabe.
• Fehleranfälligkeit: Bei jeder manuellen Übertragung können Fehler entstehen, von Zahlendrehern bis zu falsch verstandenen Produktbezeichnungen.
• Verzögerung: Die Aufträge landen erst mit zeitlichem Verzug im System, was nachgelagerte Prozesse (Produktion, Logistik) ausbremst.
• Abhängigkeit: Der Prozess ist an die Verfügbarkeit bestimmter Mitarbeiter gebunden und schwer skalierbar.

Kunden rufen zudem häufig erneut an, um ihre Bestellung zu ändern, was den manuellen Zettelwirtschaft-Prozess weiter verkompliziert, bevor die Daten überhaupt im System sind.

Der strategische Lösungsansatz: Customer Self-Service

Die konsequente Digitalisierung dieses Prozesses führt zum Konzept des Customer Self-Service. Anstatt die Bestellung manuell aufzunehmen, wird dem Kunden ein Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem er seine Bestellung selbstständig, schnell und fehlerfrei aufgeben kann. Dies kann von einem einfachen, geschützten Online-Formular bis hin zu einem vollwertigen Kundenportal oder Webshop reichen.

Die Vision: Ein digitales Kundenportal

Stellen Sie sich vor, Ihre Stammkunden loggen sich in ein Portal ein, sehen ihre individuellen Preise, ihre Bestellhistorie und können mit wenigen Klicks Produkte nachbestellen. Die Bestellung landet ohne Medienbruch direkt in Ihrem System. Der Vertriebsinnendienst wird vom reinen „Bestellannehmer“ zum proaktiven Kundenbetreuer, der Zeit für echte Wertschöpfung hat. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern für den deutschen Mittelstand heute pragmatisch umsetzbar.

Der Anreiz: Adoption durch klare Vorteile

Natürlich erfordert eine solche Umstellung eine Verhaltensänderung beim Kunden. Ein cleverer Ansatz ist die Schaffung eines klaren Anreizes. Ein Unternehmen könnte beispielsweise entscheiden, Skonto nur noch für Bestellungen zu gewähren, die über das digitale Portal eingehen. Damit wird der Nutzen für den Kunden direkt monetär spürbar. Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch nicht allein im Anreiz, sondern in der Benutzerfreundlichkeit.

Erfolgsfaktor Usability: Einfachheit schlägt Komplexität

Das neue digitale System muss für den Kunden spürbar einfacher und schneller sein als der alte Weg per Telefon. Wenn der Bestellprozesse im Portal kompliziert ist, wird auch der attraktivste Rabatt die Kunden nicht überzeugen. Die Erfahrung von erfolgreichen E-Commerce-Plattformen wie Shopify zeigt: Eine intuitive, schnelle und fehlerfreie Benutzerführung (User Experience, UX) ist entscheidend. Unternehmen sollten daher der Versuchung widerstehen, eine hochgradig individuelle, aber unhandliche Lösung selbst zu entwickeln. Oft bieten bewährte Standardlösungen eine bessere, schnellere und kostengünstigere Basis, die an die spezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann.

Fazit: Pragmatische Schritte statt großer Sprünge

Die digitale Transformation im Mittelstand muss kein unbezwingbarer Berg sein. Der Wandel beginnt mit der konsequenten Anwendung einfacher Prinzipien wie der Zwei-Mal-Regel. Sie schärft den Blick für die wahren Effizienzfresser im Unternehmen und zeigt klare Handlungsfelder auf. Ob interne Abstimmung oder externe Kundenbestellung – der Weg führt von der Standardisierung über die Digitalisierung hin zu einer intelligenten Automatisierung.

Der entscheidende Faktor ist ein pragmatisches Vorgehen, das den Menschen – sei es der Mitarbeiter oder der Kunde – in den Mittelpunkt stellt und für ihn einen klaren Mehrwert schafft. Die Hunold Consulting GmbH begleitet mittelständische Unternehmen auf diesem Weg, von der Identifikation der Potenziale bis zur erfolgreichen Umsetzung passgenauer digitaler Lösungen. Denn am Ende geht es darum, Freiräume für das zu schaffen, was wirklich zählt: Wachstum und Innovation.