Digitalisierung von Chaos: Warum Prozesse wichtiger sind als Tools

Die Verlockung ist groß: Neue Software verspricht Effizienz, moderne Kollaborationstools sollen die Zusammenarbeit revolutionieren und künstliche Intelligenz (KI) scheint die Lösung für alle unternehmerischen Herausforderungen zu sein. Viele Unternehmen im deutschen Mittelstand investieren daher massiv in Technologie – und sind dennoch frustriert, wenn die erhofften Produktivitätssprünge ausbleiben. Der Grund dafür ist oft derselbe: Sie digitalisieren das bestehende Chaos, anstatt die eigentliche Chance der Transformation zu nutzen.

Die Einführung eines neuen Tools allein löst keine strukturellen Probleme. Werden ineffiziente, unklare oder redundante analoge Arbeitsabläufe lediglich 1:1 in eine Software überführt, skaliert man nicht den Erfolg, sondern die Ineffizienz. Es gilt eine ebenso direkte wie fundamentale Wahrheit der digitalen Transformation: Ein digitalisierter schlechter Prozess ist am Ende nur ein schlechter digitaler Prozess.

Die Evolution der Zusammenarbeit: Von Excel-Listen zu vernetzten Systemen

Denken wir an klassische Aufgabenverwaltung. Früher wurden Zettel über den Schreibtisch geschoben oder Aufgaben in lokalen Excel-Tabellen geführt, die nur der Vorgesetzte einsehen konnte. Fehler bei der Übertragung, mangelnde Transparenz und unklare Prioritäten waren an der Tagesordnung. Heute bieten Tools wie Microsoft Planner, Asana oder Trello digitale Kanban-Boards, auf denen Aufgaben transparent und für alle sichtbar von einem Status zum nächsten verschoben werden können – von „Idee“ über „in Bearbeitung“ bis „erledigt“.

Diese Werkzeuge sind jedoch nur so gut wie die Logik, die ihnen zugrunde liegt. Richtig implementiert, ermöglichen sie Automatisierungen: Eine Aufgabe, die in die Spalte „zur Prüfung“ verschoben wird, kann automatisch eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten auslösen. Ohne einen klar definierten Prozess bleibt das Tool jedoch nur eine bunte Oberfläche, die das alte Zettelchaos digital abbildet.

Ähnliches gilt für die Dokumentenablage. Der Wechsel vom lokalen Server oder gar dem Mitarbeiter-PC hin zu einer zentralen Cloud-Plattform wie SharePoint ist ein wichtiger Schritt. Er verhindert Wissenssilos und stellt sicher, dass Informationen auch dann verfügbar sind, wenn ein Kollege krank ist. Doch ohne eine durchdachte Ordnerstruktur, klare Namenskonventionen und definierte Zugriffsberechtigungen wird auch das fortschrittlichste Dokumentenmanagementsystem (DMS) schnell zu einer unübersichtlichen Datenhalde.

Das Fundament der Transformation: Prozesse als Betriebssystem Ihres Unternehmens

Die eigentliche Wertschöpfung der Digitalisierung liegt nicht im Scannen von Dokumenten, sondern im radikalen Überdenken der damit verbundenen Abläufe. Alles, was Sie wiederholt in der gleichen Form tun, sollte auf den Prüfstand gestellt und auf sein Automatisierungspotenzial hin untersucht werden. Dabei geht es nicht darum, den Menschen komplett zu ersetzen. Vielmehr kann der „Human in the Loop“ gezielt für Freigaben, Kontrollen oder kreative Entscheidungen in einen ansonsten automatisierten Prozess eingebunden werden.

Praxisbeispiel: Der intelligente digitale Posteingang

Betrachten wir den Prozess des Posteingangs, um den Unterschied zu verdeutlichen:

• Stufe 0 (Analog): Ein Stapel physischer Briefe landet auf einem Schreibtisch und wird manuell sortiert und verteilt.
• Stufe 1 (Primitive Digitalisierung): Alle Briefe werden gescannt und landen unsortiert in einem zentralen E-Mail-Postfach. Das Problem der Verteilung ist nun digital, aber nicht gelöst. Man hat lediglich eine physische Zettelwirtschaft in eine digitale verwandelt.
• Stufe 2 (Prozessorientierte Digitalisierung): Die gescannten Dokumente landen in einem überwachten Ordner. Eine Automatisierung analysiert jedes Dokument anhand vordefinierter Regeln. Eine Rechnung wird erkannt und direkt an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet. Ein Vertrag landet im DMS mit einer Notifikation an die Rechtsabteilung. Eine Bewerbung wird ins HR-System überführt.
• Stufe 3 (KI-gestützte Prozessoptimierung): Aufbauend auf Stufe 2 analysiert eine KI den Inhalt der Dokumente. Sie extrahiert Rechnungsdaten und gleicht sie mit Bestellungen ab, prüft Bewerbungsunterlagen auf relevante Qualifikationen oder identifiziert kritische Klauseln in Verträgen. Der Mensch greift erst ein, wenn eine Entscheidung oder Freigabe erforderlich ist.

Dieses Beispiel zeigt: Erst das systematische Denken in Prozessen schafft die Voraussetzung für echte Effizienzgewinne und den sinnvollen Einsatz von KI.

Keine KI ohne Daten, keine Strategie ohne Schnittstellen

Viele Unternehmen möchten die Potenziale von künstlicher Intelligenz nutzen, scheitern aber an der Realität ihrer IT-Landschaft. Die wichtigste Voraussetzung für KI sind qualitativ hochwertige, zugängliche Daten. Doch oft sind diese in veralteten „Legacy“-Systemen gefangen, die keine modernen Schnittstellen (APIs) bieten. Man hat eine Ansammlung von Insellösungen, die nicht miteinander kommunizieren können.

Stellen Sie sich vor, jedes Ihrer Systeme – Vertrieb, Buchhaltung, Produktion – ist eine eigene Insel. Die eine hat wertvolle Rohstoffe (Kundendaten), die andere die Fabriken (Produktionsdaten). Ohne Brücken oder Boote (Schnittstellen) kann kein Handel und keine Wertschöpfung zwischen den Inseln stattfinden. Deshalb ist es heute unerlässlich, bei der Auswahl jeder neuen Software auf offene APIs zu achten. Nur so können Sie eine flexible, vernetzte Systemlandschaft aufbauen, in der Daten fließen und Prozesse systemübergreifend automatisiert werden können.

Ein Blick in die Zukunft: Was der Gartner Hype Cycle verrät

Der renommierte Gartner Hype Cycle für KI zeigt, dass Technologien wie Generative KI (z.B. ChatGPT) das „Tal der Enttäuschung“ durchlaufen. Nach dem anfänglichen Hype erkennen viele Anwender die Grenzen und verstehen, dass der Erfolg von der richtigen Anwendung und den richtigen Daten abhängt. Das „Plateau der Produktivität“, auf dem diese Technologien breitenwirksam und verlässlich Mehrwert schaffen, wird in zwei bis fünf Jahren erwartet.

Diese Zeitspanne mag lang klingen, doch im unternehmerischen Kontext ist sie kurz. Sie markiert das Zeitfenster, das Unternehmen jetzt nutzen müssen, um ihre Hausaufgaben zu machen: Prozesse zu analysieren, Daten zu strukturieren und ihre IT-Landschaft zu modernisieren. Wer jetzt nicht handelt, wird in wenigen Jahren den Anschluss verlieren.

Fazit: Mut zur Veränderung als entscheidender Wettbewerbsfaktor

Die digitale Transformation ist kein reines IT-Projekt. Sie ist eine strategische Unternehmensaufgabe, die bei den fundamentalen Fragen beginnt: Was tun wir, warum tun wir es und wie können wir es intelligenter tun? Die besten Tools sind wirkungslos, wenn die Prozesse, die sie unterstützen sollen, fehlerhaft sind.

Die Innovationszyklen werden immer kürzer, und der Druck durch neue Technologien wie KI wächst exponentiell. Stagnation ist keine Option. Es braucht den Mut, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und die Organisation als ein vernetztes System zu begreifen. In unserer Beratungspraxis bei der Hunold Consulting GmbH sehen wir täglich, dass die Unternehmen erfolgreich sind, die ihre Prozesse radikal optimieren, bevor sie in Technologie investieren. Der erste Schritt ist oft der schwierigste, aber er ist die unverzichtbare Grundlage für eine zukunftsfähige und wettbewerbsstarke Organisation.