Prozess folgt System: Die fatale Digitalisierungsfalle für den Mittelstand

In der digitalen Transformation des deutschen Mittelstands beobachten wir ein wiederkehrendes Muster, das sich oft als größte Bremse für echten Fortschritt erweist: Unternehmen gestalten ihre Prozesse nicht nach strategischen Zielen oder Effizienzpotenzialen, sondern nach den Restriktionen ihrer vorhandenen IT-Systeme. Dieser Ansatz, bei dem das System den Prozess diktiert, führt zu kurzfristigen Scheinlösungen, zementiert Ineffizienzen und untergräbt die langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Es ist ein Paradigmenwechsel erforderlich: Der Prozess muss die Technologie bestimmen, nicht umgekehrt.

Die unsichtbare Fessel: Wenn die IT den Prozess diktiert

Stellen Sie sich vor, Sie könnten einen zentralen Unternehmensprozess – sei es die Auftragsabwicklung, die Warenwirtschaft oder das Bestellwesen – auf einem leeren Blatt Papier völlig neu gestalten. Ohne technische Einschränkungen würden Sie den logischsten, schnellsten und kundenfreundlichsten Weg wählen. Die Realität in vielen KMU sieht anders aus. Das Denken beginnt und endet oft im Horizont der bestehenden Software-Landschaft. Man fragt nicht: „Was ist der optimale Prozess?“, sondern: „Was lässt unser ERP-System zu?“

Diese systemgetriebene Denkweise ist verständlich. Mitarbeiter kennen die Werkzeuge, haben Routinen entwickelt und scheuen den Aufwand einer grundlegenden Veränderung. Doch diese Bequemlichkeit ist trügerisch. Sie führt dazu, dass Workarounds zu permanenten Prozessschritten werden und das eigentliche Potenzial der Digitalisierung – die fundamentale Neugestaltung von Abläufen – ungenutzt bleibt. Anstatt die Organisation für die Zukunft zu rüsten, wird die Vergangenheit digital konserviert.

Die trügerische Logik kurzfristiger Kompatibilität

Ein typisches Beispiel aus der Praxis illustriert die Gefahr: Ein Unternehmen benötigt neue Handscanner zur Datenerfassung. Die naheliegende Entscheidung scheint zu sein, ein Modell zu wählen, das garantiert mit der veralteten, aber etablierten Branchensoftware kompatibel ist. Dieses Gerät mag zwar technologisch rückständig und teurer sein, aber es vermeidet unmittelbare Integrationsprobleme.

Diese Entscheidung ist eine klassische Fehlinvestition. Statt den anstehenden Hardware-Austausch als Anlass zu nehmen, die Zukunftsfähigkeit des Gesamtsystems zu hinterfragen, wird Geld in eine auslaufende Technologie investiert. Wenn das Unternehmen in zwei oder drei Jahren erkennt, dass das Kernsystem den Anforderungen nicht mehr genügt und ersetzt werden muss, müssen auch die „neuen“, aber inkompatiblen Scanner erneut ausgetauscht werden. Solche Entscheidungen binden Kapital, erzeugen technischen Stillstand und führen mittelfristig zu doppelten Kosten. Eine pragmatische Analyse von Test- und Übergangskosten gegenüber dem langfristigen strategischen Ziel ist hier unerlässlich.

KI-Transformation: Ein Realitätscheck für den deutschen Mittelstand

Die aktuelle Diskussion um Künstliche Intelligenz (KI) verstärkt diese Herausforderung. Während Tech-Giganten wie Amazon oder Microsoft mit massivem Kapitaleinsatz ganze Abteilungen durch KI-Systeme ersetzen, sind die Rahmenbedingungen für den Mittelstand fundamental andere.

Die zwei Geschwindigkeiten der Digitalisierung: Tech-Giganten vs. KMU

Große Konzerne verfügen über einen Cashflow, der es ihnen erlaubt, hohe Anlaufkosten und langwierige Testphasen für KI-Projekte zu finanzieren. Für sie ist eine KI-Lösung, die einen Mitarbeiter ersetzt, auch dann rentabel, wenn sie mehrere Millionen Euro kostet. Deutsche KMU können diesen langen Atem nicht aufbringen. Investitionen in neue Technologien müssen sich zeitnah amortisieren und einen klaren Return on Investment (ROI) liefern. Der radikale Kahlschlag und Neuaufbau bei null ist für die meisten eine finanzielle Utopie.

Jenseits des Hypes: Wo KI heute wirklich Wert schafft

Es ist entscheidend, den Reifegrad verschiedener KI-Technologien realistisch einzuschätzen. Während vollautonome „KI-Agenten“, die eigenständig komplexe Unternehmensprozesse steuern, laut dem Gartner Hype Cycle noch am Gipfel der überzogenen Erwartungen stehen, haben andere Anwendungen bereits die Phase der Produktivität erreicht. Dazu gehört der intelligente Einsatz von Sprachmodellen (wie GPT-4) zur Optimierung von Kommunikation, Analyse und Content-Erstellung. Unternehmen im Mittelstand sollten sich darauf konzentrieren, solche pragmatischen Anwendungsfälle zu identifizieren, anstatt auf eine allumfassende KI-Revolution zu warten, die ihre bestehenden Systeme ohnehin nicht unterstützen würden.

Der Weg zur zukunftsfähigen Prozesslandschaft: Ein pragmatischer Ansatz

Wie kann der Mittelstand diesen Herausforderungen begegnen? Der Schlüssel liegt in einer adaptiven Strategie, die auf schrittweisen Verbesserungen, klaren Prioritäten und der Befähigung der eigenen Organisation basiert.

1. Adaptive Schritte statt radikaler Kahlschlag

Statt auf die eine, große Lösung zu warten, sollten Unternehmen mit Quick-Wins starten. Kleinere Digitalisierungsprojekte, die schnell Kosten senken oder Effizienz steigern, schaffen nicht nur Akzeptanz im Team, sondern setzen auch finanzielle Mittel frei. Diese können dann in größere, strategische Sprünge reinvestiert werden. So entsteht eine sich selbst finanzierende Transformationsdynamik.

2. Die entscheidende Rolle des internen Champions

Digitale Transformation lässt sich nicht vollständig outsourcen. Externe Beratung kann Impulse geben, Strategien entwickeln und die Umsetzung begleiten. Doch für den nachhaltigen Erfolg braucht es einen internen Sparringspartner – einen Prozessverantwortlichen oder Digitalisierungs-Champion. Diese Person treibt die Themen intern voran, ist Ansprechpartner für die Umsetzung und sorgt dafür, dass die entwickelten Lösungen im Unternehmensalltag verankert werden.

3. Das Fundament schaffen: Die Plattform-Entscheidung

Um Insellösungen und teure Workarounds zu vermeiden, ist eine frühzeitige Entscheidung für eine strategische Basisplattform sinnvoll. Ein Ökosystem wie Microsoft 365 bietet beispielsweise integrierte Werkzeuge für Dateimanagement (SharePoint), Kommunikation (Teams) und Aufgabenmanagement (Planner). Eine solche Grundlage schafft Synergien, reduziert die Komplexität und ermöglicht es, neue Prozesse auf einem stabilen und skalierbaren Fundament aufzubauen. Der Sprung von isolierten Offline-Anwendungen zu einer integrierten Cloud-Plattform ist oft kleiner und intuitiver für die Mitarbeiter als der Wechsel zu komplett neuen Anbietern.

Fazit: Strategische Weitsicht als entscheidender Wettbewerbsfaktor

Die erfolgreichsten Unternehmen der digitalen Transformation sind nicht zwangsläufig die mit dem größten IT-Budget, sondern die mit der größten strategischen Klarheit. Sie verstehen, dass Technologie ein Werkzeug zur Umsetzung von Geschäftszielen ist – und nicht umgekehrt. Indem sie ihre Prozesse konsequent von der strategischen Zielsetzung her denken, schaffen sie die Voraussetzung für eine IT-Landschaft, die nicht nur den heutigen Anforderungen genügt, sondern auch die Agilität für zukünftige Anpassungen besitzt. Bei der Hunold Consulting GmbH legen wir in unseren Projekten den Fokus darauf, gemeinsam mit dem Mittelstand genau diese strategische Weitsicht zu entwickeln und sie in pragmatische, umsetzbare Schritte zu überführen. Denn nur so wird die Prozessdigitalisierung vom Kostentreiber zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.