Quick Wins statt Big Bang: Pragmatische Digitalisierung im Mittelstand

Viele Digitalisierungsvorhaben im deutschen Mittelstand gleichen dem Versuch, einen Ozean mit einem Mal zu durchqueren: Die Planung ist monumental, die Ressourcenbindung enorm und das Risiko des Scheiterns hoch. Unternehmen streben oft nach der perfekten, voll-integrierten 100-%-Lösung, bevor der erste Schritt überhaupt getan ist. Diese „Big Bang“-Mentalität führt jedoch häufig zu langen Projektlaufzeiten, hohen Kosten und einer lähmenden Komplexität, die den eigentlichen operativen Mehrwert in weite Ferne rücken lässt. Am Ende steht nicht selten die Erkenntnis, dass die entwickelte Lösung an den realen Bedürfnissen der Mitarbeiter und Kunden vorbeigeht.

Doch es gibt einen erfolgreicheren, agileren Weg: einen pragmatischen Ansatz, der auf schnelle, sichtbare Erfolge – sogenannte Quick Wins – setzt. Anstatt auf die allumfassende Systemintegration zu warten, konzentriert sich diese Methode darauf, spezifische, schmerzhafte Probleme mit einfachen, schnell umsetzbaren Mitteln zu lösen. Dieser Ansatz reduziert nicht nur das Risiko, sondern schafft auch sofortigen Nutzen und generiert das nötige Momentum für die weiterführende digitale Transformation eines Unternehmens.

Die Falle der perfekten Lösung: Warum Analyse-Paralyse den Fortschritt blockiert

Die Faszination für die technologisch perfekte Lösung ist verständlich. Ein System, in dem vom digitalen Auftragseingang über die Produktionsplanung bis zur Auslieferung alles nahtlos ineinandergreift, ist das Idealbild der Prozessdigitalisierung. Der Weg dorthin ist jedoch mit Fallstricken gepflastert. Die Anforderungsanalyse wird endlos, die Abstimmung zwischen Abteilungen komplex und die Suche nach der richtigen Software zu einer strategischen Grundsatzentscheidung. Diese Lähmung durch Analyse („Paralysis by Analysis“) führt dazu, dass wertvolle Zeit verstreicht, in der Wettbewerber mit einfacheren Lösungen bereits Marktvorteile erzielen.

Zudem wird ein entscheidender Faktor übersehen: Prozesse und Kundenanforderungen sind nicht statisch. Ein auf Jahre im Voraus geplantes Großprojekt läuft Gefahr, bei seiner Fertigstellung bereits wieder veraltet zu sein. Der pragmatische Ansatz kehrt diese Logik um: Er startet mit einer Hypothese über eine Prozessverbesserung und testet diese in der Praxis. Der Fokus liegt auf dem Lernen und der schrittweisen Optimierung.

Der Prototypen-Ansatz: Ein Praxisbeispiel aus der Auftragsverarbeitung

Stellen wir uns ein mittelständisches Produktionsunternehmen vor. Bestellungen von B2B-Kunden gehen per Telefon, E-Mail oder sogar Fax ein. Die Mitarbeiterinnen im Vertriebsinnendienst müssen diese manuell in das ERP-System übertragen. Dieser Prozess ist fehleranfällig und zeitintensiv.

• Fehlerquellen: Hörfehler am Telefon, unleserliche Handschriften oder die Verwendung unterschiedlicher Produktbezeichnungen durch den Kunden führen zu Rückfragen und fehlerhaften Lieferungen.
• Abhängigkeit von implizitem Wissen: Eine erfahrene Mitarbeiterin weiß, dass Kunde A mit „Bratwurst“ eigentlich „Knacker“ meint. Fällt diese Mitarbeiterin krankheitsbedingt aus, entstehen sofort Probleme. Dieses implizite Wissen ist nicht skaliert und stellt ein operatives Risiko dar.
• Ineffizienz: Die manuelle Dateneingabe bindet wertvolle Ressourcen, die für die aktive Kundenbetreuung oder andere wertschöpfende Tätigkeiten fehlen.

Der „Big Bang“-Ansatz würde hier die Einführung eines voll-integrierten Online-Shops mit direkter ERP-Anbindung vorsehen – ein Projekt von 6 bis 18 Monaten. Der pragmatische „Quick Win“-Ansatz sieht anders aus:

Schritt 1: Das digitale Bestellformular als Prototyp

Anstatt eines komplexen Shops wird zunächst ein einfaches, ausfüllbares Online-Formular oder eine beschreibbare PDF-Datei erstellt. Kunden können hier ihre Produkte aus einer vordefinierten Liste auswählen und die Menge eintragen. Nach dem Absenden wird keine komplexe Schnittstelle angestoßen, sondern eine strukturierte Datei (z.B. eine CSV- oder Excel-Datei) erzeugt und per E-Mail an den Vertriebsinnendienst gesendet. Der Dateiname könnte automatisch aus Kundennummer und Bestelldatum generiert werden.

Schritt 2: Die unmittelbaren Vorteile (Quick Wins)

Obwohl diese Lösung technisch trivial erscheint, löst sie mehrere Kernprobleme auf einmal:

• Reduzierung von Übertragungsfehlern: Der Kunde erfasst seine Bestellung selbst. Das Risiko von Interpretations- und Tippfehlern wird drastisch minimiert. Die Verantwortung für die Richtigkeit liegt beim Besteller.
• Standardisierung der Kommunikation: Das Formular verwendet eindeutige Produktbezeichnungen. Regionale Begrifflichkeiten oder veraltete Namen werden eliminiert. Alle sprechen über dasselbe Produkt.
• Effizienzgewinn: Die strukturierte Datei kann oft mit wenigen Klicks in das bestehende System importiert werden. Die manuelle Dateneingabe entfällt fast vollständig.

Schritt 3: Lernen und iterieren

Dieser Prototyp ist nicht das Ende, sondern der Anfang. Nun wird wertvolles Feedback gesammelt: Akzeptieren die Kunden das Formular? Wünschen sie sich eine Kategorisierung der Produkte? Funktioniert das Dateiformat für die interne Weiterverarbeitung? Basierend auf diesen realen Erfahrungen kann der Prozess schrittweise optimiert und ausgebaut werden – vielleicht hin zu einem echten Online-Portal, dessen Anforderungen nun aber auf echten Daten und Nutzerfeedback basieren und nicht auf theoretischen Annahmen.

Vom Quick Win zur Strategie: Wissenstransfer als Hebel der Skalierung

Das Beispiel des Bestellprozesses zeigt ein übergeordnetes Prinzip, das für die gesamte digitale Transformation im Mittelstand gilt: die Umwandlung von implizitem, personengebundenem Wissen in explizites, systematisches und für alle zugängliches Wissen. Die Abhängigkeit von der „erfahrenen Mitarbeiterin, die alles weiß“, ist eine der größten Wachstumsbremsen in KMU.

Die traditionelle Antwort darauf war das QM-Handbuch – ein Aktenordner, der im Regal verstaubt. Die digitale Alternative sind moderne Wissens- und Lernplattformen. Anstatt neue Mitarbeiter mit Textwüsten zu überfrachten, können Onboarding-Prozesse durch greifbare, digitale Formate unterstützt werden:

• Kurze Video-Tutorials: Wie wird eine Maschine korrekt bedient? Wie wird die Warentheke nach Unternehmensstandard bestückt? Ein einmal erstelltes Video skaliert unendlich und stellt eine einheitliche Qualität sicher.
• Interaktive Lernmodule: Anstatt passiven Konsums können Mitarbeiter ihr Wissen durch kleine Tests oder Simulationen aktiv anwenden und überprüfen.
• Zentraler Wissensspeicher: Eine durchsuchbare Wissensdatenbank macht Prozessbeschreibungen und Anleitungen jederzeit und von überall verfügbar.

Dieser Ansatz entlastet nicht nur erfahrene Kollegen davon, immer wieder dieselben Grundlagen erklären zu müssen, sondern demokratisiert auch das Wissen im Unternehmen. Er stellt sicher, dass alle Mitarbeiter auf einem einheitlichen Informationsstand arbeiten können – die Grundlage für stabile Prozesse und nachhaltiges Wachstum.

Fazit: Mut zum unperfekten Start

Die digitale Transformation in Deutschland gelingt nicht durch Zögern und Warten auf die perfekte Gesamtlösung, sondern durch entschlossenes Handeln in kleinen, beherrschbaren Schritten. Der Fokus auf Quick Wins und Prototypen ermöglicht es, schnell aus der Theorie in die Praxis zu kommen, Hypothesen zu validieren und echten Mehrwert zu schaffen. Jeder kleine Erfolg baut Vertrauen und Kompetenz im Unternehmen auf und ebnet den Weg für die nächsten, größeren Schritte.

In unserer Beratungspraxis bei der Hunold Consulting GmbH sehen wir täglich, dass dieser pragmatische Ansatz den entscheidenden Unterschied macht. Es geht darum, die Komplexität zu reduzieren, den Fokus auf den unmittelbaren Nutzen zu legen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Denn der wichtigste Schritt in der Digitalisierung ist nicht der letzte, sondern der erste.