Vom Deal zum Projekt: Die Prozesslücke in der Digitalisierung schließen

Die Einführung eines CRM-Systems wie HubSpot oder Salesforce markiert für viele mittelständische Unternehmen einen Meilenstein in ihrer digitalen Transformation. Vertriebsprozesse werden transparent, die Kundenkommunikation wird zentralisiert und die Effizienz im Sales-Team steigt spürbar. Doch was passiert, nachdem der Deal als „gewonnen“ markiert wird? Genau hier klafft in vielen Unternehmen eine kritische Prozesslücke – der Übergang vom strukturierten Vertrieb zur operativen Projektabwicklung. Plötzlich weichen etablierte digitale Prozesse wieder informellen, fragmentierten Arbeitsweisen. Die Folge: Effizienzverluste, mangelnde Transparenz und ein hohes Risiko für die Projektqualität.

Die fatale Lücke: Wenn der Vertriebsprozess endet und das Projektmanagement nicht beginnt

Das Kernproblem liegt in einem fundamentalen Missverständnis der eingesetzten Werkzeuge. Ein CRM-System ist für die Anbahnung und Pflege von Kundenbeziehungen optimiert, nicht für die Steuerung komplexer interner Projekte. Die Versuchung ist groß, das vertraute Tool auch für das Projektmanagement zu „überdehnen“, etwa durch die exzessive Nutzung von Aufgabenfunktionen. Dieser Ansatz führt jedoch schnell an seine Grenzen, da wesentliche Elemente eines robusten Projektmanagements fehlen – wie etwa eine klare Übersicht über Projektphasen, Ressourcenplanung oder eine strukturierte Ablage von projektbezogenen Dokumenten.

In der Praxis beobachten wir häufig ein Zurückfallen in alte Muster:

• Fragmentierte Kommunikation: Wichtige Absprachen und Entscheidungen verteilen sich auf unzählige E-Mails in den persönlichen Postfächern einzelner Mitarbeiter. Eine zentrale, für alle Projektbeteiligten einsehbare Kommunikationshistorie fehlt.
• Intransparente Aufgabenverteilung: Aufgaben werden informell „auf dem Gang“ oder per E-Mail zugewiesen. Niemand hat einen verlässlichen Überblick, wer woran arbeitet, wo Engpässe drohen oder welche Aufgaben überfällig sind.
• Dezentrale Wissensspeicher: Projekt-relevante Dokumente, von Kundenspezifikationen bis zu technischen Zeichnungen, liegen auf lokalen Servern, in persönlichen Ordnern oder sind an einzelne E-Mails angehängt. Fällt ein Schlüsselmitarbeiter aus, geht wertvolles Wissen verloren oder ist nur schwer auffindbar.
• Fehlende Gesamtübersicht: Die Projektleitung verliert den Überblick über den Status Quo aller laufenden Projekte. Dynamische Änderungen, die im Entwicklungsalltag normal sind, führen zu konstantem Kontrollverlust und reaktivem Krisenmanagement.

Diese Symptome sind keine Einzelfälle, sondern ein systematisches Problem, das aus einer fehlenden Brücke zwischen dem kundenorientierten CRM und der internen operativen Wertschöpfung resultiert. Die Lösung liegt nicht darin, ein weiteres isoliertes Tool einzuführen, sondern eine integrierte Arbeitsumgebung zu schaffen, die auf den bereits vorhandenen technologischen Grundlagen aufbaut.

Das Fundament für Projekterfolg: Der zentrale digitale Arbeitsraum

Erfolgreiche Prozessdigitalisierung im KMU erfordert die Etablierung eines zentralen, digitalen Arbeitsraums für jedes einzelne Projekt. Moderne Kollaborationsplattformen wie Microsoft 365 bieten hierfür die idealen Werkzeuge, die oft bereits lizenziert, aber nur unzureichend genutzt werden. Das Ziel ist es, für jedes Projekt einen eigenen „digitalen Projektordner“ zu schaffen, der alle relevanten Informationen und Prozesse bündelt.

Struktur durch dedizierte Projekt-Kanäle

Ein bewährtes Modell ist die Nutzung von Microsoft Teams. Für jedes Kundenprojekt wird ein eigener Kanal innerhalb eines übergeordneten „Entwicklungs-“ oder „Projekt-“ Teams angelegt. Dieser Ansatz schafft sofortige Klarheit und Struktur:

• Gebündelte Kommunikation: Alle Diskussionen, Entscheidungen und Abstimmungen zum Projekt finden im Beitrags-Tab des Kanals statt. Die Kommunikation ist chronologisch, transparent und für alle Teammitglieder – auch zukünftige – nachvollziehbar.
• Zentrale Dateiablage: Alle projektrelevanten Dateien, von E-Mails über CAD-Daten bis hin zu Protokollen, werden im „Dateien“-Tab des Kanals gespeichert. Dies eliminiert die Suche auf lokalen Servern und stellt sicher, dass alle mit der aktuellsten Version arbeiten.
• Integrierte Aufgabensteuerung: Durch das Hinzufügen eines Microsoft Planner-Boards als Registerkarte im Kanal erhält das Projekt ein visuelles Aufgabenmanagement (Kanban-Board). Aufgaben können erstellt, zugewiesen, mit Fälligkeitsdaten versehen und in Spalten wie „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ verschoben werden. Dies schafft eine nie dagewesene Transparenz über den Projektfortschritt.

Selbst wenn ein Projekt initial nur von einer Person bearbeitet wird, zahlt sich diese Struktur aus. Sie schafft nicht nur persönliche Ordnung, sondern ermöglicht auch eine nahtlose Übergabe oder die unkomplizierte Einbindung weiterer Kollegen bei Bedarf.

Die Brücke zwischen den Welten: CRM und Projektraum intelligent verbinden

Die zentrale Frage bleibt: Wie verbindet man die Informationen aus dem CRM mit dem neuen digitalen Projektraum, ohne Daten redundant zu pflegen? Die Lösung ist elegant und pragmatisch: die konsequente Nutzung von Hyperlinks.

Anstatt Informationen zu kopieren, wird im Projektraum ein zentraler „Projekt-Steckbrief“ etabliert. Dies kann eine SharePoint-Seite, eine Microsoft Loop-Komponente oder sogar eine einfache Word-Datei sein, die prominent als Registerkarte im Teams-Kanal verankert wird. Dieser Steckbrief dient als Cockpit und enthält Verlinkungen zu den entscheidenden Datenquellen:

• Link zum CRM-Deal: Ein direkter Link zum abgeschlossenen Deal in HubSpot. Mit einem Klick gelangt man zur gesamten Vertriebshistorie, den ursprünglichen Angeboten und den Stammdaten.
• Link zum Hauptansprechpartner: Eine Verknüpfung zum Kontaktprofil des Kunden im CRM, das die gesamte E-Mail-Kommunikation mit dieser Person bündelt.
• Wesentliche Projektparameter: Kurze Zusammenfassung der Projektziele, geplanter Laufzeit und der verantwortlichen internen Mitarbeiter.

Diese einfache Methode schafft eine robuste Brücke zwischen Vertrieb und Operative. Sie stellt sicher, dass der Kontext des Verkaufs jederzeit im Projekt präsent ist, ohne das Projektmanagement-Tool mit CRM-Funktionen zu überfrachten.

Fazit: Vom reaktiven Chaos zur proaktiven Steuerung

Die Lücke zwischen dem Vertriebsabschluss und dem Projektstart ist eine der größten ungenutzten Effizienzreserven im deutschen Mittelstand. Unternehmen, die diese Lücke durch die Schaffung strukturierter, digitaler Arbeitsräume schließen, profitieren auf ganzer Linie: Projekte werden transparenter, die Zusammenarbeit wird reibungsloser und die Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern sinkt dramatisch.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht in der Einführung immer neuer Software, sondern in der intelligenten Nutzung und Verknüpfung bereits vorhandener Plattformen. In unserer Beratungspraxis bei der Hunold Consulting GmbH sehen wir immer wieder, dass die konsequente Etablierung solcher digitalen Arbeitsräume der entscheidende Hebel ist, um die Potenziale der Digitalisierung über den Vertrieb hinaus in die gesamte Wertschöpfungskette zu tragen. Es ist der Übergang von einem reaktiven Management von Problemen zu einer proaktiven Steuerung von Projekten – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil in der heutigen Zeit.