Wachstumsbremse Altsystem: Wie KMU den Absprung von Insellösungen schaffen

Das Kernproblem: Wenn historisch gewachsene IT zur Wachstumsbremse wird

Ein typisches Szenario im deutschen Mittelstand: Eine digitale Rechnung kommt per E-Mail an – ein erster Schritt zur Effizienz. Doch dann wird sie ausgedruckt, manuell mit dem Lieferschein abgeglichen, die Daten in das ERP-System abgetippt, physisch unterschrieben, erneut gescannt und schliesslich digital und analog archiviert. Dieser Prozess, ein klassischer Medienbruch, ist nicht das eigentliche Problem. Er ist nur ein Symptom.

Die wahre Ursache liegt tiefer: in einer Systemlandschaft, die über Jahre gewachsen ist und deren einzelne Komponenten nicht oder nur unzureichend miteinander kommunizieren. Starre Altsysteme, oft als „Insellösungen“ betrieben, diktieren die Prozesse und zwingen Mitarbeiter zu umständlichen Workarounds. Die digitale Transformation stockt hier nicht am Willen, sondern an einem Fundament, das modernen Anforderungen nicht mehr gewachsen ist.

Symptom vs. Ursache: Warum die „Warum?“-Frage entscheidend ist

Die oberflächliche Analyse von Ineffizienzen führt oft zu kurzfristigen „Pflasterlösungen“. Um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen, ist eine tiefere Ursachenforschung unerlässlich – ähnlich der „5 Whys“-Methode aus dem Lean Management. Das Ärgernis ist das Symptom (z.B. „die manuelle Rechnungsprüfung dauert zu lange“). Die Kernursache muss jedoch präzise identifiziert werden:

• Fehlt eine technische Schnittstelle zwischen zwei Systemen?
• Ist die Systemarchitektur so geschlossen, dass eine Anbindung unverhältnismässig teuer wäre?
• Wurde der Prozess um die Limitierungen einer veralteten Software herum gestaltet?
• Verhindert ein Mangel an Datenverfügbarkeit eine Automatisierung?

Erst wenn diese grundlegenden Fragen geklärt sind, kann eine wirksame Lösungsstrategie entwickelt werden. Andernfalls wird nur an den Symptomen laboriert, während die eigentliche Krankheit – eine veraltete IT-Architektur – das Unternehmenswachstum weiter bremst.

Die Falle geschlossener Systeme: Wenn das ERP zum Nadelöhr wird

Das Versprechen monolithischer ERP-Systeme – „alles an einem Ort“ – hat sich in der heutigen dynamischen Geschäftswelt als trügerisch erwiesen. Viele dieser Systeme sind technologisch veraltet, in sich geschlossen und nur mit enormem finanziellem Aufwand anpassbar. Ein praxisnahes Beispiel verdeutlicht die Problematik: Ein Unternehmen führt ein hochmodernes CRM-System ein, um Vertriebsprozesse zu optimieren. Das Potenzial ist riesig, doch das Altsystem für die Auftragsabwicklung (ERP) besitzt keine offenen Schnittstellen. Der Hersteller verlangt eine exorbitante Summe für eine simple API-Anbindung.

In diesem Moment wird das ERP-System vom Rückgrat des Unternehmens zum grössten Engpass. Die neue, agile Lösung wird durch die alte, starre Technologie ausgebremst. Anstatt Synergien zu schaffen, entsteht Frustration und das Potenzial der Investition verpufft. Kurz- bis mittelfristig führt an einer Ablösung des Altsystems dann oft kein Weg mehr vorbei – eine teure und ungeplante Erkenntnis.

Paradigmenwechsel: Von isolierten Inseln zu vernetzten Ökosystemen

Die Zukunft gehört nicht mehr dem einen System, das alles kann. Sie gehört intelligent vernetzten Systemlandschaften, in denen spezialisierte Anwendungen ihre jeweiligen Stärken ausspielen. Moderne Software ist „API-first“ konzipiert: Sie ist von Grund auf darauf ausgelegt, mit anderen Systemen zu kommunizieren. Anstelle von isolierten Inseln entsteht so ein Ökosystem mit stabilen Brücken.

Diese Architektur bietet entscheidende Vorteile:

• Flexibilität: Einzelne Komponenten können ausgetauscht oder ergänzt werden, ohne die gesamte Landschaft umzubauen.
• Skalierbarkeit: Das System wächst mit dem Unternehmen mit. Neue Geschäftsmodelle oder Vertriebskanäle (z.B. ein zusätzlicher B2C-Onlineshop) können an das bestehende Backend angebunden werden.
• Zukunftsfähigkeit: Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) lassen sich leichter integrieren, wenn die Daten über offene Schnittstellen zugänglich sind. Eine KI kann nur dann Mehrwert schaffen, wenn sie auf einer soliden und durchlässigen Datengrundlage operiert.

Strategische Systemauswahl: Kriterien für eine nachhaltige Entscheidung

Die Auswahl neuer Systeme darf sich nicht in einem reinen Feature-Vergleich erschöpfen. Marketing-Broschüren versprechen viel, doch die wahre Qualität einer Lösung zeigt sich in ihrer Offenheit und Zukunftsfähigkeit. Eine strategische Evaluierung sollte daher mehrere Dimensionen umfassen:

1. Der Hersteller: Wie lange ist das Unternehmen am Markt? Wie solide ist seine finanzielle Basis? Gibt es eine transparente Roadmap für die Weiterentwicklung des Produkts? Hat der Anbieter die Grösse und Struktur, um mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen?

2. Der Integrationspartner: Verfügt der Dienstleister über nachweisbare Erfahrung in Ihrer Branche und Unternehmensgrösse? Versteht er Ihre spezifischen Prozesse?

3. Die Technologie: Ist die Architektur offen und serviceorientiert? Sind die Schnittstellen (APIs) modern, gut dokumentiert und leistungsfähig? Lässt das System den einfachen Import und Export von Daten zu?

Wer diese Fragen stellt, schützt sich vor teuren Fehlinvestitionen und vermeidet, sich an einen Anbieter zu binden, der in wenigen Jahren selbst zum Sanierungsfall wird.

Fazit: Strategischer Weitblick als entscheidender Erfolgsfaktor

Die digitale Transformation im Mittelstand ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Kernaufgabe der Unternehmensführung. Es geht nicht darum, blind jedem Technologietrend zu folgen, sondern darum, ein klares Zielbild für die eigene Prozess- und Systemlandschaft zu entwickeln. Der Absprung von veralteten Insellösungen hin zu einem flexiblen, vernetzten Ökosystem ist die Voraussetzung für nachhaltiges Wachstum, Effizienz und die Fähigkeit, zukünftige Marktchancen – von der Prozessautomatisierung bis hin zu KI-gestützten Geschäftsmodellen – zu ergreifen.

In unserer Beratungspraxis bei der Hunold Consulting GmbH sehen wir täglich, dass dieser strategische Weitblick den Unterschied macht. Erfolgreiche Digitalisierung beginnt mit der ehrlichen Analyse der Kernursachen und der mutigen Entscheidung, ein technisches Fundament zu schaffen, das nicht nur die Probleme von heute löst, sondern auch die Chancen von morgen ermöglicht.