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Digitale Transformation mit Microsoft 365: „Unsere Kommunikation ist deutlich effizienter geworden“
Die Herausforderung
Cortex Biophysik aus Leipzig stellt mit knapp 50 Mitarbeitern Medizinprodukte her. Vor dem Projekt saß jeder für sich am Rechner: Es gab keine gemeinsame Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, kurze Abstimmungen brauchten einen Termin, und zwischen Homeoffice und Büro fehlte eine klare Arbeitsweise.
Die Geschäftsführung wollte Microsoft 365 einführen und kannte das größte Risiko. Die Mitarbeiter sind bunt gemischt, im Alter wie in der Erfahrung mit dem Computer. Wer beim Umstieg den Anschluss verliert, arbeitet am Ende demotiviert oder gar nicht mit den neuen Werkzeugen.
Die Lösung
Hunold Consulting begleitete die Microsoft-365-Einführung von der technischen Einrichtung bis zum vollständigen Onboarding aller Mitarbeiter. Den Schwerpunkt legte Hunold Consulting auf Change Management: Alle Mitarbeiter durchliefen strukturierte Schulungen und probierten Teams, SharePoint und Whiteboard anschließend begleitet im Alltag aus. Bei Fragen war Hunold Consulting auch zwischen den Terminen direkt erreichbar, für die Geschäftsführung ebenso wie für jeden einzelnen Mitarbeiter. So lief das Tagesgeschäft sauber von der alten in die neue Arbeitswelt über.
Parallel dazu baute Hunold Consulting interne Key User auf. Sie kennen die Plattform in der Tiefe und treiben das Thema im Haus selbst weiter.
Der Projektverlauf
Analyse und Planung
Ist-Situation aufnehmen, digitale Affinität der Mitarbeiter bewerten, praxisnahe Einführungsstrategie für Microsoft 365 entwickeln.
Technische Implementierung
Microsoft 365 einrichten, relevante Inhalte migrieren, Kollaborationstools für den produktiven Einsatz konfigurieren.
Mitarbeiter-Onboarding
Alle Mitarbeiter schulen, die Ausprobierphase begleiten, Fragen auch außerhalb fester Termine direkt beantworten.
Stabilisierung und Key-User-Aufbau
Laufenden Betrieb festigen, interne Key User auswählen und so weit qualifizieren, dass sie die Plattform dauerhaft selbst verantworten.
Ergebnisse im Detail
Bei Cortex arbeiten heute alle Mitarbeiter sicher und eigenständig mit Microsoft 365, und die Zahl der Meetings ist um rund 40 Prozent gesunken. Die interne Kommunikation ist deutlich effizienter geworden, besonders bei kurzfristigen Abstimmungen, die heute über Teams laufen statt über einen Termin. Auch die Zusammenarbeit zwischen Homeoffice und Büro läuft über Teams und Whiteboard spürbar besser.
Ausgebildete Key User führen die Plattform eigenständig weiter. Geschäftsführer Markus Siepmann zieht Bilanz: Alle Mitarbeiter sind mitgekommen, der große Start ist geschafft.
Seine Empfehlung richtet er an kleine und mittelständische Unternehmen bis etwa 50 Mitarbeiter, die den Schritt in die Digitalisierung gehen wollen, unabhängig davon, wie vertraut die Mitarbeiter mit dem Computer sind.
Klingt das nach Ihrer Ausgangslage?
Wir schauen uns gemeinsam an, wo Ihr Unternehmen steht und welcher erste Schritt bei Ihnen den größten Unterschied macht.