HubSpot CRM, Microsoft 365 und KI-Agenten: Maschinenbauer digitalisiert seinen Vertrieb von 0 auf 100

Die Herausforderung

Die Dipl.-Ing. Tietjen GmbH aus Bücken in Niedersachsen entwickelt Druckluft-Bremsanlagen für Land- und Baumaschinen und vertreibt sie weltweit. Um die IT kümmerte sich ein sehr guter Dienstleister, doch es fehlte der Fahrplan: Was ist digital überhaupt möglich, was davon ist für Tietjen konkret machbar, und womit fängt man an? Genau dafür empfahl der IT-Dienstleister Hunold Consulting als Berater für Digitalisierungsstrategie.

Ausgangspunkt sollte Microsoft 365 sein. Die Analyse zeigte schnell, dass die eigentlichen Probleme tiefer lagen. E-Mails liefen nicht über Outlook und Exchange, sondern über DocuFrame, eine Mischung aus E-Mail-Programm, Notizen an Mails und Dokumentenverwaltung, die alles ein bisschen und nichts richtig konnte. Ein CRM-System gab es nicht. Der Vertrieb arbeitete, aber niemand steuerte ihn digital: Die Geschäftsführung sah nicht, welche Anfragen und Angebote in welchem Status standen, und die Kommunikation mit Kunden ließ sich nicht nachvollziehen. Dazu kam ein veraltetes ERP-System, und Marketing, Vertrieb und Projektsteuerung arbeiteten ohne gemeinsame Datenbasis.

Die Lösung

Hunold Consulting startete mit einer 360-Grad-Analyse und zeigte der Geschäftsführung, was digital möglich ist und wie es sich konkret umsetzen lässt. Danach stellte Tietjen drei Systeme neu auf. Die E-Mails zogen von DocuFrame zu Microsoft 365 mit Exchange und Outlook. Parallel führte Tietjen auf Empfehlung von Hunold Consulting HubSpot als CRM ein, für das Unternehmen völliges Neuland, und digitalisierte damit seine Vertriebsstruktur. Die erste große Messe lief bereits über das neue System. Anschließend folgten Outlook-Schulungen und der Umzug der Dateiablage in Microsoft 365 mit Teams, Chats und Planner.

ERP und CRM synchronisieren ihre Stammdaten heute über eine API-Schnittstelle, auch der Onlineshop ist angebunden. n8n-Workflows automatisieren die Abläufe zwischen den Systemen: Gewinnt der Vertrieb ein Entwicklungsprojekt, legt ein Workflow das Projekt automatisch in der Projektsteuerung an und reichert es mit Daten aus den Systemen an. Auf dieser Basis baut Tietjen ein eigenes internes KI-System auf, das über MCP-Server an ERP und CRM angebunden ist.

Die Zusammenarbeit lief in zwei aufeinander aufbauenden Mandaten. Im ersten erarbeitete Hunold Consulting mit Tietjen eine nachhaltige Digitalisierungsstrategie und brachte sie auf den Weg, im zweiten begleitete Hunold Consulting die Umsetzung über zwölf weitere Monate. Den Takt gaben bis zu zwei feste Besprechungstermine pro Monat vor, dazu kam ein Stundenkontingent für intensive Phasen. Schwerpunkte waren Prozessdigitalisierung und -automatisierung, die Digitalisierung von interner Kommunikation und Dokumentenlenkung sowie die Auswahl passender Systeme und Integrationspartner, einschließlich der Gespräche mit ihnen. Die Umsetzungspartner für die einzelnen Systeme begleitete Hunold Consulting iterativ als Berater.

Ergebnisse im Detail

Tietjen steuert seinen Vertrieb heute zum ersten Mal digital. In HubSpot sieht die Geschäftsführung, welche Anfragen, Angebote und Deals in welchem Status stehen, welche Umsätze gebucht und welche noch offen sind, und kann die Kommunikation mit jedem Kunden über Systemgrenzen hinweg nachvollziehen. Reports zeigen die Umsätze direkt, ohne komplizierte Auswertung, und der Vertrieb verwaltet seine Aufgaben im System. Auf der Messe gingen die Kontakte direkt ins CRM, das Nachfassen lief massiv schneller. Die Umstellung war anfangs fordernd, heute ist Tietjen mit der Entscheidung für HubSpot extrem zufrieden.

ERP und CRM laufen synchron, Marketing, Vertrieb und Projektsteuerung arbeiten auf derselben Datenbasis. Gewonnene Entwicklungsprojekte landen ohne Verzögerung in der Projektsteuerung. Registriert sich jemand im Onlineshop, prüft das System automatisch, ob der Kunde schon existiert, und legt ihn sonst als Neukunden an. Die Customer Journey ist damit vom Messestand über Website, Onlineshop und E-Mails durchgehend nachvollziehbar, die Grundlage für passgenaues Marketing und mehr Umsatz im digitalen Handel.

Mit dieser Basis-IT-Infrastruktur ist Tietjen KI-ready. Als Mitarbeiter aus der Vorqualifizierung ausschieden, besetzte Tietjen die Stellen nicht neu, sondern setzte einen KI-Agenten ein. Er übernimmt rund 95 Prozent der Vorqualifizierung vollautomatisch und bindet nur bei Unsicherheit einen Ansprechpartner zur Prüfung ein. Das interne KI-System liefert Informationen sofort, nach denen Mitarbeiter früher stundenlang in verschiedenen Systemen gesucht haben. Als Nächstes folgen ein KI-Support-Bot für den Self-Service der Kunden, etwa zu Produktinformationen und zum Status von Support-Anfragen, und interne KI-Bots für die einzelnen Fachbereiche.

Das Umsetzungstempo war hoch, so hoch, dass Tietjen zwischendurch bewusst Zeit zum Aufbereiten eingeplant hat. Die neuen Systeme haben trotzdem direkt zu mehr Umsatz und deutlich höherer Effizienz geführt.