Zeiterfassung in der Produktion: Anwesenheit und Auftragszeit getrennt denken

Kurz gefasst: Zeiterfassung in der Produktion hat zwei Aufgaben: Sie liefert die Grundlage für die Lohnabrechnung und zeigt, wie lange Aufträge dauern. Sinnvoll ist ein Aufbau in zwei Stufen, erst die Anwesenheit, dann über ein offenes System die Zeit je Auftrag. Die Erfassungsart hängt von der Umgebung und vom Schichtbetrieb ab.

Zwei Aufgaben mit unterschiedlichen Daten

Für die Lohnabrechnung zählen Arbeitsbeginn und Arbeitsende jeder Person samt Pausen und Überstunden. Die Nachkalkulation vergleicht kalkulierte und benötigte Zeit eines Auftrags. Sie braucht, ebenso wie die Planung der Auslastung, die Zeit je Auftrag und je Maschine.

Bei Einzelteilen und Kleinserien steht der Preis meist fest, bevor die Arbeit beginnt. Stimmen die aufgeschriebenen Zeiten nicht, beruht auch das nächste Angebot auf falschen Werten. Wer acht Stunden anwesend ist, aber nur fünf Stunden auf Aufträge schreibt, hinterlässt drei Stunden, die keinem Auftrag zugeordnet sind.

Was zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung gilt

Nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber ein System einführen, das Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst. Eine bestimmte Form hat das Gericht nicht vorgegeben, auch Papier kann genügen. Eine gesetzliche Neuregelung, die grundsätzlich eine elektronische Erfassung vorsieht, wird seit Längerem vorbereitet. Prüfen Sie vor einer Anschaffung den aktuellen Stand. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die sich zur Überwachung von Verhalten oder Leistung eignen. Das betrifft besonders die Zeiten je Auftrag.

Stufe eins: die Anwesenheit digital erfassen

Am Anfang steht ein Terminal am Eingang, an dem sich Beschäftigte mit einem Chip an- und abmelden. Der Chip trägt meist nur eine Nummer. Die Logik sitzt im Terminal und in der Software dahinter. Diese erkennt, wer sich meldet, und führt das Zeitkonto samt Pausenregeln.

Deshalb ist es dem System gleich, ob sich jemand mit Chip meldet oder per App auf dem Smartphone. Ein System kann so die Halle und das Büro abdecken. Bei Apps sollte geklärt sein, wie sichergestellt wird, dass sich die richtige Person anmeldet.

Welche Erfassungsart zur Halle passt

Fingerabdruckleser sind technisch möglich. Wo Hände fettig oder nass sind, verschmutzen die Sensoren aber schnell, und die Erkennung leidet. Fingerabdrücke sind außerdem biometrische Daten, die die DSGVO besonders schützt. Ein Landesarbeitsgericht hat entschieden, dass ihre Verarbeitung für die Zeiterfassung in der Regel nicht erforderlich ist und deshalb eine Einwilligung der Beschäftigten braucht. Die ist im Arbeitsverhältnis heikel, weil sie freiwillig sein muss. Klären Sie solche Verfahren vorab mit dem Datenschutzbeauftragten.

Die Eingabe einer Personalnummer ist günstig, kostet aber einen Schritt mehr. Beim Schichtwechsel werden aus wenigen Sekunden je Person Schlangen, und ein Tippfehler bucht die Zeit auf eine falsche Nummer.

Ein Chip ist meist am schnellsten. Er kann auch in einem Armband stecken, das während der Arbeit am Handgelenk bleibt, etwa in einer Ausführung für Bereiche mit Hygienevorgaben. Dürfen Beschäftigte in der Halle nichts bei sich tragen, kann der Chip an einem Brett am Eingang hängen.

Umkleidezeit und Arbeitszeit trennen

Ob Umkleidezeit als Arbeitszeit zählt und bezahlt werden muss, hängt vom Einzelfall ab. Eine Rolle spielt etwa, ob Arbeitskleidung vorgeschrieben ist und erst im Betrieb angelegt werden darf, und was ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung regelt. Die Regel klären Sie arbeitsrechtlich, die Technik bildet sie ab.

Ein zweiter Erfassungspunkt am Zugang zur Halle zeigt, wann jemand nach dem Umziehen die Produktion betritt. Die Software speichert beide Zeitpunkte und rechnet nach der Regel des Betriebs.

Stufe zwei: Zeiten je Auftrag über ein offenes System

Für Auftragszeiten braucht es ein System mit offenen Schnittstellen, auf Englisch API, über die Programme direkt Daten austauschen. An der Maschine meldet sich der Mitarbeiter zum Beispiel per Chip an einer Station an. Auf einem Tablet wählt er den Auftrag und beendet ihn später per Fingertipp, alternativ scannt er einen Barcode auf der Arbeitskarte. Am besten fließen die Zeiten zurück in die Auftragsverwaltung und damit in die Nachkalkulation. Kann die vorhandene Software keine Daten annehmen, bleibt zunächst der Umweg über eine Tabelle.

Ältere Maschinen melden nach einer Nachrüstung, auf Englisch Retrofit, zumindest, ob sie laufen oder stehen. Welcher Auftrag läuft, ergibt sich erst aus der Anmeldung an der Station.

Hardware und laufende Kosten gegen das Abtippen rechnen

Hardware und Software kosten Geld, oft mit laufenden Gebühren. Dem stehen Kosten gegenüber, die kaum auffallen: Ein Produktionsleiter, der Zeiten nachträgt, hat einen Stundensatz, ebenso die Lohnbuchhaltung, die Stundenzettel abtippt. Ein Start mit der Anwesenheit hält das erste Vorhaben überschaubar. Wichtig ist, dass sich das System später erweitern lässt und so leicht zu bedienen ist wie ein Smartphone.

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Wichtigste Erkenntnisse

• Zeiterfassung dient der Lohnabrechnung und der Nachkalkulation, beide Aufgaben brauchen unterschiedliche Daten.
• Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen. Prüfen Sie vor einer Anschaffung den Stand der gesetzlichen Neuregelung.
• Chip oder App liefern nur eine Nummer, die Regeln für Zeitkonto und Pausen stecken in Terminal und Software.
• Umgebung und Schichtwechsel bestimmen die Erfassungsart, Fingerabdrücke sind datenschutzrechtlich heikel.
• Erst die Anwesenheit, dann Auftragszeiten über ein offenes System, gerechnet gegen das Abtippen von Zeiten.