Eigene IT-Stelle oder Systemhaus? Wofür Sie bei der IT-Betreuung bezahlen

Kurz gefasst: IT-Grundversorgung bedeutet, dass Rechner, Netzwerk, Datensicherung und Updates zuverlässig funktionieren, ohne dass im Betrieb jemand darüber nachdenken muss. Für viele mittelständische Betriebe ist ein gutes Systemhaus dafür wirtschaftlicher als eine einzelne eigene IT-Stelle. Eine Person im Haus muss die Leistung trotzdem beurteilen können.

Eine Person allein kann die IT kaum noch abdecken

In vielen Betrieben ist die IT über Jahre gewachsen, betreut von einem technikbegeisterten Kollegen neben seiner Hauptaufgabe. Heute umfasst die Betreuung Administration, IT-Sicherheit, Cloud-Dienste und die Weiterentwicklung der Systeme. Das schafft eine Einzelperson kaum, auch wenn sie gut ausgebildet ist. Kleine Aufgaben bleiben dann oft wochenlang liegen, und bei Urlaub oder Krankheit fehlt die Vertretung.

Nach unserer Faustregel lohnt sich eine eigene IT-Abteilung meist erst ab etwa 100 Beschäftigten mit IT-Arbeitsplatz, weil sie erst dann ausgelastet ist. Darunter ist ein Systemhaus mit klar beschriebenem Auftrag in der Regel wirtschaftlicher. Es betreut viele Kunden und hat Fachleute für unterschiedliche Themen im Team.

Bezahlt wird, dass nichts passiert

Die monatliche Rechnung eines Systemhauses wirkt oft hoch, weil man für etwas bezahlt, das man nicht sieht. Gute IT-Betreuung ähnelt der Wartung einer Heizung, bei der der Techniker regelmäßig kommt, damit die Anlage im Winter nicht ausfällt. Merkt der Betrieb von der IT nichts, hat der Dienstleister seine Arbeit gemacht.

Ein neuer Laptop ist schnell bestellt. Zur Betreuung gehört, dass die neue Mitarbeiterin damit am ersten Tag loslegen kann und ihr Zugang beim Ausscheiden wieder verschwindet.

Eine Bohrmaschine, die mal bohrt und mal nicht, würde ein Handwerker kaum behalten. Ein Arbeitsplatz mit ständig abbrechendem Netzwerk ist genauso untauglich. Um die Rechnung einzuordnen, hilft die Frage, was ein Tag Ausfall kosten würde. Läuft es trotz hoher Rechnung dauerhaft nicht rund, ist ein Wechsel angebracht.

Diese Grundversorgung gehört dazu

Ein Systemhaus sollte mindestens Folgendes leisten:

• Standardgeräte: einheitliche Laptops und Monitore, damit sich Störungen schnell eingrenzen lassen.
• Geplantes WLAN: Die Funkabdeckung wird vor Ort gemessen, bevor Zugangspunkte montiert werden.
• Automatische Datensicherung: ohne Handarbeit, mit einer Kopie an einem getrennten Ort und getesteter Wiederherstellung.
• Proaktive Überwachung: Der Dienstleister erkennt Störungen und verdächtige Vorgänge, bevor jemand anruft.
• Patch-Management: Updates für Betriebssysteme, Programme, Server und Netzwerkgeräte laufen geplant außerhalb der Hauptarbeitszeit.
• Geregelte Vertretung: Es steht fest, wer bei Urlaub oder Krankheit einspringt.

Beim Patch-Management zählt Tempo. Das BSI warnt, dass KI-Systeme Schwachstellen in Software schnell und teilweise selbstständig finden. Angreifer durchsuchen das Internet breit nach veralteten Systemen und treffen so auch Betriebe, die sie nicht gezielt ausgewählt haben. Sicherheitsupdates gehören deshalb zügig eingespielt.

Langsame Software: erst die Grundlagen prüfen

Läuft das ERP langsam, fällt der Verdacht schnell auf die Software. Bevor Sie mit dem Hersteller streiten, lohnt ein Blick auf die Grundlagen:

• Hat der Server genug Leistung, oder ist er dauerhaft ausgelastet?
• Sind Verkabelung und WLAN auch zu Stoßzeiten stabil?
• Sind die Arbeitsplatzrechner zu alt oder über Jahre mit Altlasten überladen?
• Laufen Updates oder Sicherungen während der Arbeitszeit?

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich die Software fair beurteilen. Bleibt sie langsam, ist der Hersteller gefragt. Der Hinweis auf zu viele Daten überzeugt bei einem mittelständischen Datenbestand selten, denn gängige Datenbanken sind für solche Mengen ausgelegt.

Die ERP-Auswahl braucht andere Kenntnisse als die IT-Betreuung

Interne IT-Kräfte sind oft in ihre Rolle hineingewachsen und betreuen Hardware und Server zuverlässig. Die Auswahl eines ERP-Systems verlangt andere Kenntnisse, denn dort geht es um Abläufe von der Auftragsannahme bis zur Fertigung. Die Anforderungen formulieren Fachabteilungen und Geschäftsführung. Ob Systeme sie erfüllen und offene Schnittstellen haben, prüft am besten jemand mit Erfahrung aus vergleichbaren Auswahlprojekten.

Jemand im Haus muss die Leistung beurteilen können

Ein Systemhaus kann berichten, dass alles in Ordnung ist. Ob das stimmt, muss jemand im Unternehmen einschätzen können. Diese Person muss nicht selbst Hand anlegen, versteht aber, was Sicherung, Updates, Überwachung und Zugriffsrechte bedeuten. Bewährt hat sich ein kurzer Monatsbericht mit festen Punkten, zum Beispiel als Tabelle mit Ampel:

• Zustand von Servern und Netzwerk
• Ergebnis der Datensicherungen und des letzten Wiederherstellungstests
• eingespielte und ausstehende Updates
• Vorfälle und offene Punkte mit Gesprächsbedarf

Für Betriebe, die unter die NIS-2-Regeln fallen, gehört diese Aufsicht zu den gesetzlichen Pflichten. Die Geschäftsleitung muss die Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen überwachen und sich dafür regelmäßig schulen lassen. Eine erste Einschätzung, ob ein Betrieb betroffen ist, liefert die Betroffenheitsprüfung des BSI.

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Wichtigste Erkenntnisse

• Eine einzelne IT-Kraft deckt Administration, Sicherheit, Cloud und Weiterentwicklung kaum ab, oft fehlt die Vertretung.
• Nach unserer Faustregel lohnt eine eigene IT-Abteilung meist erst ab etwa 100 Beschäftigten mit IT-Arbeitsplatz.
• Bei guter IT-Betreuung bezahlen Sie dafür, dass Technik und Datensicherung unauffällig laufen.
• Bei langsamer Software prüfen Sie zuerst die technischen Grundlagen, dann nehmen Sie den Hersteller in die Pflicht.
• Eine Person im Haus beurteilt die Leistung des Dienstleisters, etwa anhand eines Monatsberichts mit Ampel.