Rechnungen ohne Papier: Belegerkennung richtig testen und die E-Rechnung nutzen

Kurz gefasst: Programme zur Belegerkennung lesen Rechnungen aus und schlagen Buchungen vor. Wie gut sie das können, unterscheidet sich stark und zeigt sich erst im Test mit eigenen, schlecht lesbaren Belegen. Eine echte E-Rechnung enthält die Daten bereits in strukturierter Form. Rechnungen, die eine Software unveränderbar archiviert, müssen nicht mehr ausgedruckt werden.

Lesen allein reicht für die Buchhaltung nicht

Ein gescannter Beleg ist technisch ein Bild, auch wenn er als PDF gespeichert ist. Die Texterkennung, abgekürzt OCR, macht daraus maschinenlesbaren Text. Danach wertet eine KI den Inhalt aus und ordnet ein, um welches Dokument es sich handelt und von welchem Lieferanten es stammt.

Für eine automatische Kontierung, also die Zuordnung zu Buchungskonten, muss die Software den Inhalt verstehen, etwa ob eine Rechnung eine Softwarelizenz betrifft oder Rohmaterial. Eine Liste von Schlagwörtern stößt dabei an Grenzen, weil ein Wort in anderem Zusammenhang etwas anderes bedeuten kann.

Mit den eigenen schwierigsten Belegen testen

In einer Vorführung zeigt ein Anbieter meist Belege, die er vorbereitet hat. Aussagekräftig ist ein Test mit Ihren eigenen Belegen, am besten mit den schwierigsten, etwa schief eingescannten Seiten oder Rechnungen mit handschriftlichen Vermerken.

Stellen Sie dafür 20 bis 30 Belege aus dem Alltag zusammen und bitten Sie um einen Test in einer Testumgebung. Prüfen Sie anschließend Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und vorgeschlagenes Konto. Schwache Programme lesen falsche Zahlen oder erkennen den Lieferanten nicht. Lehnt ein Anbieter einen solchen Test ab, ist auch das eine Information.

Einen Monat lang zählen und sensible Post vorsortieren

Vor der Auswahl lohnt ein Monat Bestandsaufnahme. Welche Dokumentarten kommen per Post oder E-Mail, und wie viele sind es? Die Mengen zeigen, welcher Aufwand für die Automatisierung angemessen ist.

Sensible Post gehört nicht ungeprüft in denselben Ablauf. Bewerbungen oder Schreiben von Krankenkassen enthalten personenbezogene Daten, teils Gesundheitsdaten, die die DSGVO besonders schützt. Praktikabel ist eine Vorsortierung beim Öffnen der Post. Sensible Schreiben landen dann in einem eigenen Ordner, den keine KI und keine Automatisierung ohne Klärung bearbeitet.

Die E-Rechnung macht die Erkennung überflüssig

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. Gängig sind XRechnung als reiner Datensatz und ZUGFeRD in den passenden Profilen, das eine lesbare PDF-Datei mit dem Datensatz verbindet. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, zum Beispiel PDF-Rechnungen verschicken. 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht. Ausnahmen gibt es etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Bei einer E-Rechnung muss nichts erkannt werden, Beträge und Positionen stehen in festen Feldern. Klären Sie, wie viele Ihrer Eingangsrechnungen schon echte E-Rechnungen sind und ob Ihre Software sie lesbar anzeigt und übernimmt.

Archiv und Sicherung ersetzen den Ausdruck

Rechnungen, die elektronisch eingehen, müssen elektronisch aufbewahrt werden, in der Regel in dem Format, in dem sie empfangen wurden. Ein Ausdruck ersetzt das nicht. Bei E-Rechnungen zählt der strukturierte Datensatz.

Auch Ausgangsrechnungen müssen nicht ausgedruckt werden, wenn das Programm sie festschreibt und archiviert. Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, Korrekturen laufen über eine Stornierung. Fragen Sie nach, wo das Programm archiviert, und lassen Sie das Archiv regelmäßig sichern, damit ein Serverausfall oder ein Brand die Belege nicht vernichtet.

Buchungsbelege wie Rechnungen sind seit 2025 in der Regel acht Jahre aufzubewahren, zuvor waren es zehn. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Bevor Sie alte Belege löschen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob im Einzelfall längere Fristen gelten.

Verfahrensdokumentation und digitale Freigaben

Wer Belege digital verarbeitet, braucht eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege eingehen, erfasst, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Das verlangen die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für eine ordnungsmäßige digitale Buchführung. Maßgeblich ist der gelebte Ablauf. Steht dort noch, dass Rechnungen ausgedruckt und abgezeichnet werden, muss die Dokumentation nach der Umstellung angepasst werden. Sollen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden, gehört auch dieses Verfahren hinein.

Freigaben lassen sich dann im Programm erledigen. Die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung und gibt den Beleg frei, auch vom Smartphone aus. Das Programm protokolliert, wer wann freigegeben hat. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung.

Weiterführende Beiträge

• Eingangsrechnungen digitalisieren mit Blick aufs System
• Lieferscheine automatisieren mit KI und OCR
• Papierloses Büro: Mehr als Scannen, weniger als Hype
• Erst Prozesse, dann Tools: Digitalisierung ohne Chaos

Wichtigste Erkenntnisse

• Belegerkennungen unterscheiden sich stark. Testen Sie mit eigenen, schlecht lesbaren Belegen.
• Für eine automatische Kontierung muss die Software den Inhalt eines Belegs verstehen.
• Zählen Sie einen Monat lang Dokumentarten und Mengen und sortieren Sie sensible Post vor.
• Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach EN 16931, eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
• Unveränderbar archivierte Rechnungen müssen nicht ausgedruckt werden, Sicherung und Verfahrensdokumentation bleiben nötig.