Soll-Prozess mit der Zauberfrage: Warum der Ist-Zustand beim Neugestalten bremst

Kurz gefasst: Ein Soll-Prozess beschreibt, wie ein Ablauf künftig laufen soll. Wer ihn aus einer genauen Aufnahme des Ist-Zustands ableitet, verschiebt oft nur die alten Schritte. Tragfähiger ist ein Entwurf, der beim Ziel der Aufgabe beginnt und zunächst ohne Gedanken an Software auskommt.

Was beim Neugestalten vom Ist-Zustand aus passiert

Vor einer Umstellung wird oft zuerst der Ist-Zustand erfasst: Wer erledigt welchen Schritt, und in welcher Reihenfolge? Das schafft Verständnis dafür, was zwischen Anfang und Ende eines Ablaufs geschieht.

Als Vorlage für den neuen Ablauf taugt diese Aufnahme nur bedingt. Wer vom Bestehenden ausgeht, denkt in den vorhandenen Schritten: Dieser könnte früher kommen, jener ließe sich am Bildschirm erledigen. Heraus kommt dann leicht der alte Ablauf in neuer Reihenfolge oder in neuer Software.

Außerdem ist ein Ist-Zustand oft über Jahre gewachsen. Dass etwas heute so läuft, heißt noch nicht, dass es sinnvoll ist.

Wofür die Ist-Aufnahme trotzdem nützt

Ganz verzichten muss man auf die Aufnahme nicht. Sie liefert die Vergleichsbasis für später: Wie lange hat ein Vorgang vor der Umstellung gedauert? Danach lässt sich messen, wie viel Zeit der neue Ablauf spart.

Für diese Messung werden die Details des alten Ablaufs gebraucht. Für den Entwurf des neuen genügt ein grobes Verständnis dessen, was heute passiert.

Vom Ziel der Aufgabe ausgehen

Ein Beispiel ist die Freigabe von Eingangsrechnungen. Im Ist-Zustand wird die Rechnung vielleicht ausgedruckt, gestempelt, von Hand abgezeichnet und abgeheftet. Wer davon ausgeht, sucht nach einem digitalen Stempel oder einer elektronischen Unterschrift.

Das Ziel der Aufgabe lässt sich knapper fassen. Eine Rechnung kommt an, die zuständige Person gibt sie frei, ab einem bestimmten Betrag zusätzlich eine zweite Person, danach geht sie in die Buchhaltung. Stempel und Ordner kommen darin nicht vor. Sie waren nur das Hilfsmittel, mit dem dieses Ziel bisher erreicht wurde.

Von diesem Ziel aus lässt sich der Ablauf neu entwerfen, ohne dass alte Hilfsmittel den Rahmen vorgeben.

Die Zauberfrage

Um sich vom Bestehenden zu lösen, hilft eine ungewöhnliche Frage: Wie sähe der Ablauf aus, wenn Sie zaubern könnten? Unter Erwachsenen klingt das zunächst seltsam. Die Frage bringt die Beteiligten aber dazu, frei zu denken.

Ohne sie beginnen solche Gespräche oft bei den Einschränkungen: Der Stempel muss drauf, das System kann das nicht. Mit der Zauberfrage beschreiben die Beteiligten einen Idealzustand, noch bevor sie an bestimmte Software denken.

Lautet die Antwort, man wolle nur auf einen Knopf drücken, ist das ein brauchbarer Anfang. Die nächste Frage heißt dann: Was müsste im Hintergrund passieren, sobald Sie drücken? Die Beteiligten zählen die nötigen Schritte auf und beschreiben, was nach dem Knopfdruck geschehen soll. Wer welchen Schritt übernimmt und wie die Technik das umsetzt, klären Sie später.

In Teilzielen zur realistischen Lösung

Aus der Wunschvorstellung wird im nächsten Schritt ein Plan. Die Leitfrage dafür lautet: Welcher Zwischenstand würde schon helfen, auch wenn noch nicht alles automatisch läuft?

Bei der Rechnungsfreigabe könnte ein erstes Teilziel sein, dass Rechnungen digital eingehen und automatisch bei der zuständigen Person landen. Später kommt vielleicht eine Vorprüfung dazu, die unsichere Fälle markiert, damit ein Mensch genauer hinsieht.

Hilfreich ist eine einfache Skizze mit Blöcken: der Idealzustand und die Stellen, an denen schon viel gewonnen wäre. So lässt sich einschätzen, welche Varianten heute umsetzbar sind und welcher Rest noch warten muss. Erst danach geht es um die Auswahl der Werkzeuge.

Zettel an der Wand, vor allem in indirekten Bereichen

Am besten entsteht der neue Ablauf gemeinsam mit den Menschen, die ihn später nutzen. Jeder Schritt kommt auf einen eigenen Zettel an der Wand. Zettel lassen sich verschieben und austauschen, bis die Reihenfolge stimmt.

Der Ansatz mit Zauberfrage und Zetteln passt besonders zu den indirekten Bereichen, also Abteilungen wie Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb oder Verwaltung, deren Abläufe aus Informationen und Freigaben bestehen. In der Produktion setzen Maschinen und Material engere Grenzen.

In den Gesprächen braucht es Beharrlichkeit. Wer seit Jahren mit einem Ablauf arbeitet, kommt schnell auf das zurück, was heute nicht funktioniert. Dann hilft es, zur Ausgangsfrage zurückzuführen: Wie soll es laufen, unabhängig davon, wie es heute läuft?

Kurze Vorführungen, was technisch bereits möglich ist, helfen den Beteiligten, sich mehr vorzustellen. Wer Kritik äußert, kann gezielt nach eigenen Vorschlägen gefragt werden.

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Wichtigste Erkenntnisse

• Eine genaue Ist-Aufnahme verleitet dazu, alte Schritte beim Neugestalten nur neu anzuordnen.
• Der Ist-Zustand dient vor allem als Vergleichsbasis, um die Zeitersparnis später zu messen.
• Der neue Ablauf entsteht vom Ziel der Aufgabe her, ohne vorher an Software zu denken.
• Die Zauberfrage und der Wunsch nach einem Knopfdruck zeigen, was im Hintergrund passieren soll.
• Teilziele und verschiebbare Zettel führen vom Wunschbild zu einer umsetzbaren Lösung.