Digitalisierung rechnet sich anders als eine Maschine: So machen Sie den Nutzen sichtbar

Kurz gefasst: Bei einer Maschine lassen sich Ausstoß und Preis direkt vergleichen. Der Nutzen von Digitalisierung steckt in vermiedenen Fehlern und gesparter Zeit, oft nur wenige Sekunden pro Vorgang. Sichtbar wird er, wenn Sie vor und nach einer Änderung messen und die gesparte Zeit mit Häufigkeit und Stundensatz in Euro umrechnen.

Warum sich Digitalisierung schwerer rechnen lässt

Bei einer neuen Maschine ist die Rechnung überschaubar. Vorne geht Material hinein, hinten kommen fertige Teile heraus. Stückzahl und Preis lassen sich direkt gegenüberstellen.

Bei digitalen Verbesserungen fehlt dieser sichtbare Ausstoß. Der Nutzen verteilt sich auf viele kleine Momente: Eine Information ist sofort auffindbar, eine Eingabe muss nicht mehr korrigiert werden. Weil jeder dieser Effekte klein wirkt, bleibt der Gesamtnutzen oft unsichtbar, und Ausgaben für Software oder Netzwerk erscheinen als reine Kosten.

Der Nutzen steckt oft in Sekunden

Ein Beispiel: An einem Arbeitsplatz ist ein Netzwerkkabel nicht richtig angeschlossen. Nach der Korrektur läuft jeder Vorgang dort zwei Sekunden schneller.

Aussagekräftig wird gesparte Zeit erst in der Hochrechnung. Dafür brauchen Sie vier Werte: die gesparte Zeit pro Vorgang, die Zahl der Vorgänge pro Mitarbeiter und Tag, die Zahl der betroffenen Mitarbeiter und deren Stundensatz. Eine Stunde hat 3.600 Sekunden, zwei gesparte Sekunden ergeben also nach 1.800 Vorgängen eine volle Arbeitsstunde. Wer so rechnet, kann auch besser abschätzen, was die Automatisierung eines ganzen Ablaufs bringt.

Den eigenen Stundensatz kennen

Für Mitarbeiter lässt sich der Stundensatz aus Lohn und Lohnnebenkosten ableiten. Für Geschäftsführer und Inhaber hilft der Betrag auf der Gehaltsabrechnung wenig. Wer weiß, was die eigene Stunde für das Unternehmen wert ist, kann ehrlich prüfen, welche wiederkehrenden Aufgaben er selbst erledigen sollte und welche in andere Hände gehören.

Mit dem Stundensatz werden auch kleine Anschaffungen greifbar. Kostet ein Programm zum Beispiel 50 Euro im Monat, sind das 600 Euro im Jahr. Dem stehen die Stunden gegenüber, in denen eine Mitarbeiterin Belege von Hand prüft oder Daten abtippt.

Vorher messen und das Ergebnis festhalten

Ob eine Maßnahme etwas gebracht hat, lässt sich nur mit einem Ausgangswert beurteilen. Messen Sie deshalb vor einer Änderung einen konkreten Vorgang, etwa die Bearbeitung einer Eingangsrechnung. Nach der Änderung, zum Beispiel dem Austausch eines zu langsamen Rechners, messen Sie erneut. Beide Werte kommen in eine einfache Liste mit Datum, Maßnahme, Zeit vorher und Zeit nachher.

Nach einem halben Jahr sind die vielen kleinen Schritte oft vergessen, und es entsteht der Eindruck, die Maßnahmen hätten wenig gebracht. Die Liste zeigt dann, was sich verändert hat. Die Messung muss nicht exakt sein, auch eine Einschätzung der Beteiligten auf einer festen Skala hilft. Wo die größten Zeitfresser liegen, zeigt vorab eine kurze Befragung der Mitarbeiter.

Versteckte Kosten gegen die Kosten einer Änderung stellen

Ein Teil der Kosten entsteht durch Fehler, die in der Buchhaltung nicht als eigener Posten auftauchen. Eine Ursache sind schlecht gestaltete Bedienoberflächen: Ein Tastendruck zu viel überschreibt eine Artikelbezeichnung, und das Programm speichert die Änderung ohne Rückfrage. Die Folgen sind Nacharbeit und im ungünstigen Fall falsche Abrechnungen.

Betrifft ein Bedienfehler mehrere Mitarbeiter, summiert sich der Aufwand. Fragen Sie beim Softwareanbieter nach, was eine Anpassung kostet, etwa eine Sicherheitsabfrage vor dem Speichern, und stellen Sie dem die Kosten der Fehler gegenüber. Prüfen Sie auch, ob jeder Nutzer Daten ändern können muss. Ist die Summe der Fehlerkosten hoch, erscheint auch ein Wechsel auf eine zeitgemäße Software in einem anderen Licht.

Gewonnene Zeit bewusst verplanen

Freigewordene Arbeitszeit füllt sich schnell wieder mit Tagesgeschäft. Legen Sie deshalb fest, wofür gewonnene Zeit genutzt wird, auch wenn es nur eine halbe Stunde pro Woche ist.

Bei Automatisierungen lässt sich der Effekt laufend sichtbar machen. Manche Automatisierungswerkzeuge bieten ein Feld für die gesparte Zeit pro Durchlauf, zum Beispiel acht Minuten, und rechnen die Summe selbst hoch. Damit lässt sich auch beurteilen, ob sich ein teurerer Tarif lohnt.

Die Kosten des Weitermachens schätzen

Vor einer größeren Investition, etwa in eine neue Software, lohnt eine grobe Schätzung, was die bestehende Lösung in den nächsten Jahren kostet. Dazu gehören direkte Kosten wie Lizenzen und indirekte wie längere Bearbeitungszeiten oder Verkäufe, die wegen langsamer Abläufe verloren gehen.

Stellt man diese Kosten der Investition gegenüber, ergibt sich ein Break-even, also der Zeitpunkt, ab dem die neue Lösung mehr einspart, als sie gekostet hat. Die Rechnung stützt die eigene Entscheidung und hilft im Gespräch mit der Bank, eine Finanzierung zu begründen.

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Wichtigste Erkenntnisse

• Der Nutzen von Digitalisierung liegt in gesparter Zeit und vermiedenen Fehlern, oft nur Sekunden pro Vorgang.
• Hochgerechnet mit Häufigkeit und Stundensatz wird aus wenigen Sekunden pro Vorgang ein Betrag in Euro.
• Messen Sie vor und nach einer Änderung und halten Sie die Werte in einer einfachen Liste fest.
• Stellen Sie die Kosten von Fehlern und schlechter Bedienung den Kosten einer Anpassung gegenüber.
• Verplanen Sie gewonnene Zeit bewusst und schätzen Sie, was das Festhalten an der alten Lösung kostet.