Drei Fragen und eine Strichliste: So finden Sie Zeitfresser, bevor Sie digitalisieren

Kurz gefasst: Drei Fragen an die Mitarbeitenden zeigen, wo im Betrieb Zeit verloren geht: Welche Tätigkeiten fallen am häufigsten an, welche dauern am längsten, welche nerven am meisten? Wo sich die Antworten überschneiden, liegt ein guter Ansatz für erste Maßnahmen. Eine Strichliste über Unterbrechungen ergänzt das Bild.

Die Belegschaft kennt die Zeitfresser

Ideen für die Digitalisierung entstehen häufig in Besprechungen der Geschäftsführung. Wo im Tagesgeschäft Zeit verloren geht, wissen aber die Menschen am besten, die diese Arbeit täglich erledigen. Oft sind es unscheinbare Dinge wie eine Rückfrage, die jeden Tag wiederkommt. Betrifft das viele Mitarbeitende, kommt eine Menge Zeit zusammen.

Die Befragung zeigt außerdem, ob die geplanten Themen stimmen. Decken sich die Antworten mit den Plänen der Führung, tragen die Mitarbeitenden die Maßnahmen eher mit, weil es ihre eigenen Themen sind.

Die drei Fragen

Auf jede der drei Fragen nennen die Befragten drei Tätigkeiten:

• Häufigkeit: Welche Tätigkeiten machen Sie in Ihrem Arbeitsalltag am häufigsten?
• Dauer: Welche Tätigkeiten dauern pro Vorgang am längsten?
• Ärger: Welche Tätigkeiten nerven Sie am meisten?

Taucht eine Tätigkeit unter mehreren Fragen auf, liegt dort meist der größte Hebel, um Mitarbeitende zu entlasten.

Steht eine Tätigkeit bei den häufigsten, kann das in Ordnung sein, wenn sie zur Kernaufgabe der Stelle gehört. Steht sie zusätzlich bei den nervigsten, lohnt ein genauer Blick: Entweder gehört die Aufgabe nicht zu dieser Stelle, oder die Art, wie sie erledigt werden muss, kostet unnötig Kraft. Ein Beispiel sind E-Mails, in denen jemand nur in Kopie steht.

Dauert die Erstellung eines Angebots zum Beispiel jedes Mal eine Dreiviertelstunde, geht der Blick auf die Gründe, etwa lange Recherche oder Rückfragen bei Kollegen. Daraus ergibt sich, was sich zentral bereitstellen oder automatisieren lässt.

Die Fragen eignen sich für die Selbstreflexion im Führungskreis genauso wie für eine Umfrage in der ganzen Belegschaft. Hilfreich ist, sie eine Weile im Arbeitsalltag im Hinterkopf zu behalten, bevor man die Antworten aufschreibt.

Nach Ärger und Zeit fragen

Fragt man die Belegschaft direkt, was sich digitalisieren ließe, denken die Befragten in Lösungen, die sie bereits kennen. Was sie nicht für machbar halten, schreiben sie gar nicht erst auf. Was nervt und viel Zeit kostet, können sie dagegen gut beantworten. Vorschläge sind willkommen, die Lösung wird aber erst im zweiten Schritt gesucht.

Ein kurzer Text über den Fragen erklärt den Zweck: Die Ergebnisse sollen entlasten, eine Bewertung der Arbeitsleistung ist damit nicht verbunden. Er ermutigt auch dazu, Tätigkeiten zu nennen, die scheinbar so sein müssen.

Die Strichliste für Unterbrechungen

Für Führungskräfte, die häufig aus ihrer Arbeit gerissen werden, eignet sich eine zweite Methode, die Nervliste. Hält eine Frage oder Tätigkeit von der geplanten Arbeit ab, kommt sie auf ein Blatt am Arbeitsplatz. Bei jeder Wiederholung folgt ein Strich dahinter. Notiert werden Tätigkeiten und Anliegen, keine Namen.

Nach ein bis zwei Monaten, oder sobald ein Punkt fünf bis zehn Striche hat, entsteht ein klares Bild, das auf Situationen aus dem Arbeitsalltag beruht. Dann lässt sich prüfen, ob diese Themen schon auf der Agenda stehen oder bisher unsichtbar waren.

Kommen die gleichen Fragen von verschiedenen Personen, fehlt oft eine Information an zentraler Stelle. Nicht jede Lösung muss digital sein, manchmal genügt eine klare Absprache.

Einheitlich sammeln und auswerten

Damit sich die Antworten zusammenführen lassen, bekommen alle Befragten dieselbe Vorlage, etwa eine Tabelle oder ein Online-Formular. Freitextfelder reichen aus. Eine KI fasst ähnliche Nennungen zusammen und zeigt, was am häufigsten vorkommt. Danach wird nach der Wirkung sortiert, die eine Lösung hätte.

Enthalten die Antworten Namen oder andere Personaldaten, gehören sie so nicht in ein externes KI-Werkzeug. Eine berechtigte Person überträgt dann nur die Antworten ohne Namen in ein eigenes Dokument, oder die Auswertung läuft mit einer KI, bei der die Daten im Unternehmen bleiben.

Ob die Befragung anonym läuft, hängt von der Unternehmenskultur ab. Mit Namen kann die Führung nachfragen, anonym fällt offene Kritik leichter. Bitten Sie in beiden Fällen ausdrücklich um ehrliche Antworten, denn geschönte Angaben verfälschen das Ergebnis.

Liste aushängen und nach einem Quartal wiederholen

Eine Liste im Intranet oder am Schwarzen Brett zeigt, welche Punkte angegangen werden. Erledigte Punkte werden durchgestrichen und bleiben stehen. Was gut funktioniert, nimmt man schnell als selbstverständlich hin. Die durchgestrichenen Zeilen zeigen, dass sich etwas bewegt, und schaffen Akzeptanz für weitere Schritte.

Nach einem Quartal lohnt eine Wiederholung. Stehen noch dieselben Punkte oben, oder sind neue nachgerückt, weil die alten gelöst sind? Fehlen genaue Ausgangszahlen, ist dieser Vergleich ein brauchbares qualitatives Maß. Für konkrete Vorhaben hilft es, die Dauer vorher einmal zu messen und mit Stundensätzen zu hinterlegen.

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Wichtigste Erkenntnisse

• Drei Fragen nach den häufigsten, zeitaufwendigsten und nervigsten Tätigkeiten zeigen, wo im Betrieb Zeit verloren geht.
• Tätigkeiten, die unter mehreren Fragen auftauchen, sind gute Kandidaten für die ersten Maßnahmen.
• Gefragt wird nach Ärger und Zeit, weil Mitarbeitende mögliche Lösungen oft noch nicht kennen.
• Eine Strichliste über ein bis zwei Monate macht sichtbar, wie oft die Arbeit unterbrochen wird.
• Einheitlich erfassen, ohne Personaldaten auswerten, Erledigtes sichtbar durchstreichen und nach einem Quartal wiederholen.